Integritetspolicy

Holmgrens Truck Motor AB (nedan ”Bilia” eller ”vi”) värnar om din personliga integritet och genom denna integritetspolicy vill vi informera dig om hur vi hanterar dina personuppgifter som vi samlar in i samband med att du gör ett köp av våra varor och/eller tjänster eller på annat sätt besöker oss, på vår verkstad. Vi behandlar självklart dina personuppgifter i enlighet med gällande lagstiftning och regler för dataskydd och har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse, förlust eller ändring, obehörigt avslöjande eller åtkomst och andra otillåtna former av behandling.

1. Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

Holmgrens Truck Motor AB, org.nr 556254-0293, med adress Triangelvägen 4, 982 38 Gällivare och telefonnummer 0970-745 40 är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina uppgifter i enlighet med denna policy.

2. Behandlade personuppgifter samt ändamål och rättslig grund för behandlingen

De personuppgifter som vi behandlar är uppgifter som du lämnat till oss eller uppgifter som vi samlat in från en tredje part.

2.1. För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal med dig eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås:

Om du som kund eller representant för ett företag köper en vara eller tjänst från oss behandlar vi uppgifter om ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt kundnummer, fordonets registreringsnummer, maskinens ID-nummer i syfte att administrera vårt kundförhållande, inklusive förekommande kreditprövningar samt dina betalningar. Vi behandlar även dessa uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter som följer av de avtal som du har ingått med oss.
Om du begär en offert sparar vi ditt namn, kontaktuppgifter, registreringsnummer, fordonsinformation, personnummer och uppgifter om offerten för att kunna kontakta dig och göra uppföljning av offerten samt skicka direktmarknadsföring via e-post, sms och postala utskick under den tid som offerten är giltig samt under en period därefter om totalt max 12 månader.
Vi behandlar uppgifter om ditt namn, dina kontaktuppgifter, ditt kundnummer, fordonets registreringsnummer, maskinens ID-nummer samt aktuell maskin eller fordonsinformation för att kunna hantera dina eventuella anspråk på ångerrätt, reklamation, krav eller garanti.

2.2. För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

Vi behandlar uppgifter som är kopplade till ditt fordon eller maskin, t ex uppgifter om genomförda felsökningar och tidigare utförd service och reparationer, inklusive information om utbytta eller reparerade delar för att kunna utföra säkra service- och reparationstjänster på fordonet eller maskinen. Behandlingen av sådana uppgifter görs av säkerhetsskäl så att rätt åtgärder kan utföras på fordonet eller maskinen. Vi behandlar dessa uppgifter för vårt berättigade intresse av att kunna visa att vi uppfyller krav från respektive fordonstillverkare eller maskintillverkare, av säkerhetsskäl samt för att underlätta för ägaren vid service.
Om du lämnar in ett fordon eller maskin på vår verkstad för någon annans räkning eller i egenskap av representant för ett företag behandlar vi uppgifter om ditt namn och dina kontaktuppgifter samt fordons eller maskinuppgifter i den mån detta är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden mot vår kund. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är att vi vill kunna kommunicera med dig som kontaktperson samt att vi kan behöva följa upp vem som lämnade in fordonet eller maskinen hos oss.
Om du besöker vår hemsda eller om du använder vårt lokala nätverk (WiFi) så kan vi komma att automatiskt samla in personuppgifter såsom din IP-adress eller namnet på den enhet du använder i vårt lokala nätverk. Vi samlar in sådana personuppgifter i syfte att motverka olovliga intrång eller nyttjanden av våra IT-resurser samt för att förenkla felsökning.
Om du kontaktar Holmgrens Truck Motor, via exempelvis vår hemsida, e-post, eller telefon, så behandlar vi de personuppgifter du lämnar i syfte att hantera din förfrågan. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera samt administrera kontakten med dig.
Om du angetts som kontaktperson eller liknande på ett företag behandlar vi ditt namn och kontaktuppgifter i samband med upphandlings-/inköpsförfaranden, andra avtalsförhandlingar, fakturering eller liknande i syfte att genomföra urval, teckna avtal och administrera avtalet. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kommunicera med dig som kontaktperson för att upprätthålla och fullfölja våra åtaganden i affärsrelationen.
För att utveckla, förbättra våra produkter, tjänster, applikationer, tekniska system och IT-infrastruktur samt genomföra tester i samband med detta använder vi i vissa fall dina personuppgifter. Den lagliga grunden är vårt berättigade intresse av att göra uppdateringar av den teknik som gör det möjligt att utveckla de system vi använder eller för dig att kunna besöka vår webbplats, handla i vår webbshop eller för att kunna förstå hur du som kund upplever våra produkter och därigenom förbättra befintliga och utveckla nya tjänster.

2.3. För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra rättsliga förpliktelser:

Vi behandlar även dina personuppgifter i den mån behandlingen är nödvändig för att följa tillämplig lagstiftning, myndighetsbeslut och eventuella andra rättsliga förpliktelser som åvilar relevanta bolag i Bilia-koncernen. Till exempel sparar vi personuppgifter om ditt avtal med oss i den utsträckning det är nödvändigt för att följa gällande bokföringslag.

3. Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Som utgångspunkt behandlas dina personuppgifter endast av relevanta bolag i Bilia-koncernen samt av Bilia koncernens interna IT-bolag, Motorit AB. När vi delar personuppgifter med relevant bolag i Bilia-koncernen är bolaget i de allra flesta fall personuppgiftsbiträde till oss vilket innebär att bolaget behandlar dina personuppgifter för vår räkning. Vi delar även personuppgifter med andra aktörer som är våra personuppgiftsbiträden t.ex. leverantörer som vi anlitar för datalagring eller annan datahantering, betalningstjänster, distribution av varor eller information, tryck, marknadsföring eller analyser. Personuppgiftsbiträdet har ingen egen rätt att använda eventuella personuppgifter och Bilia ingår biträdesavtal med leverantören.

Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter för att det är nödvändigt eller för att de har rätt till information t.ex. för registrering av fordon i vägtrafikregistret.

Holmgrens Truck Motor kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till följande aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin hantering av dina personuppgifter:

Vi kan komma att lämna ut ditt personnummer och ekonomisk information till kreditföretag för kreditupplysning.
Om du som kund önskar genomföra en betalning till oss via ett betalningsinstitut så lämnar vi ut ditt registreringsnummer samt kontaktuppgifter till betalningsinstitutet.
Vi kan komma att lämna ut dina kontaktuppgifter och fordonsuppgifter till fordonstillverkare och generalagenten för respektive fordonsmärke. Det är framförallt fråga om fordonsinformation som lämnas ut men för att hantera återkallelser och garantiärenden samt för att genomföra kundundersökningar förekommer även att kontaktinformation utlämnas till dessa aktörer.
Vi kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till försäkringsbolag när du lämnar in ett fordon eller maskin för service eller reparation, t ex vid skadereparationer.
För att ge dig en bättre kundupplevelse så kan vi komma att dela dina personuppgifter med andra bolag inom Bilia-koncernen.
Vi behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att dina rättigheter skyddas genom att överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med EU:s dataskyddsförordning. Lämpliga skyddsåtgärder kan exempelvis utgöras av att mottagarlandet har en adekvat skyddsnivå eller säkerställas via EU-godkända standardavtalsklausuler.

4. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig lag, förordning, praxis eller myndighetsbeslut. Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig. För att följa tvingande lag, för att du har lämnat ditt samtycke till det eller för att vi har rätt att göra så enligt en intresseavvägning kan vi dock komma att spara dina personuppgifter under en längre tid i enlighet med nedan.

För bokföringsändamål sparar vi i enlighet med gällande bokföringslagstiftning information som krävs enligt sådan lag om vårt avtal med dig i åtta år.
För att kunna hantera eventuella reklamationer eller garantiåtaganden sparar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter, registreringsnumret på ditt fordon eller id-nummer på maskin, uppgifter om ditt köp, genomförda felsökningar och vilket arbete som har utförts samt vilka delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats under tre (3) år från dagen för köpet/servicen/reparationen eller under den tid som garantiåtagandet gäller. Personuppgifterna sparas under tre (3) år med hänsyn till att ett fordon eller maskin är en sällanköpsvara och vi, för att kunna hantera din lagstadgade rätt till reklamation på fordonet eller maskinen, reparationer eller service, kommer behöva se vilket arbete som har utförts och vilka delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats.
Vi kan komma att spara fordons eller maskindata som hänför sig till ditt fordon, t.ex. information om servicehändelser, under den tid som fordonet är i drift. Denna information sparas endast tillsammans med fordonets registreringsnummer och/eller chassinummer och inte tillsammans med dina kontaktuppgifter. Uppgifterna sparas för vårt berättigade intresse av att kunna erbjuda framtida ägare av fordonet information om service- och underhållsarbeten som har genomförts på fordonet samt för att kunna följa fordonets historik. Det innebär att uppgifterna finns kvar även om fordonet byter ägare.
Då du ringer vår kundservice, och inte väljer att tacka nej till att ditt samtal spelas in, så sparar vi samtalet i tre månader.
Information från loggfiler vid nyttjande av vårt nätverk sparas i maximalt 60 dagar.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut.

5. Dina rättigheter

Rätt att invända

6. Kontaktinformation

Om du vill utöva dina rättigheter kan du skicka brev till Bilia på adressen ”Bilia Personbilar AB Attention: Kundservice, Holmgrens Truck Motor AB, Strömledningsgatan 11, 721 37 Västerås” eller maila till Bilia på Bilia.nu@bilia.se. Har du frågor om kring vår hantering av personuppgifter är du även välkommen att kontakta oss per telefon 0771-400 000 och uppge att du söker vårt dataskyddsombud.

______________________

Denna integritetspolicy fastställdes av Holmgrens Truck Motor AB den 2023-09-12.